Jak sprawdzić syganturę akt i numer sprawy? to bardzo proste! Wdalszej części poradnika znajdziesz konkretne oznaczenia dla różnego rodzaju spraw. Sprawy wpływające do poszczególnych urzędów, sądów, prokuratury, policji, czy nawet do komornika muszą zostać prawidłowo zarejestrowane – wpisane do właściwego repetytorium oraz oznaczone indywidualnym numerem, w którym oprócz liczby porządkowej oznaczającej kolejną sprawę w danym roku powinien znajdować się skrót właściwy dla danego rodzaju sprawy.
Prawidłowe oznaczenie numeru sprawy ma ogromne znaczenie nie tylko dla ułatwienia pracy danej instytucji, ale również dla stron postępowania, uczestników i innych osób zainteresowanych, które przy każdej czynności powoływać się będą właśnie na sygnaturę akt.
Sposób oznaczania spraw został uregulowany stosownymi przepisami, do których organy władzy państwowej muszą się stosować.
Spis treści:
Sygnatura akt spraw sądowych
Dla sposobu rejestracji spraw wpływających zastosowanie znajdą przepisy zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia 2003 roku w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej.
Zgodnie z zasadą przewidzianą w § 31. 1. niniejszego zarządzenia sygnatura akt składa się z:
- cyfry rzymskiej oznaczającej wydział, a jeżeli wydział dzieli się na sekcje – również z cyfry arabskiej oznaczającej sekcję – tu zwrócić uwagę należy, iż w sądach powszechnych znajdziemy min:
- Wydział Rodzinny i Opiekuńczy
- Wydział Cywilny
- Wydział Karny
- Wydział Pracy i Ubezpieczeń Społecznych
- Wydział Ksiąg Wieczystych
- Wydział Gospodarczy
i każdy z wydziałów ma swój numer określony cyfrą rzymską w sygnaturze akt danej sprawy
- oznaczenia repertorium lub wykazu
- numeru porządkowego, pod którym sprawa jest wpisana do odpowiedniej księgi
- znak “/”
- dwie ostatnie cyfry roku, w którym akta zostały założone.
Zatem podając przykładową sygnaturę akt (numer sprawy):
IC 140/19 przeczytać możemy, że:
sprawa została zarejestrowana w I Wydziale Sądu Cywilnego w repertorium “C” jako 140 w kolejności wpływu na rok 2019.
Sygnatura akt w sprawach cywilnych
W sądach cywilnych (Sąd Rejonowy) prowadzone są repertoria:
- Nc – dla spraw cywilnych rozpoznawanych w postępowaniu nakazowym i upominawczym oraz w europejskim postępowaniu nakazowym
- C – dla spraw cywilnych podlegających rozpoznaniu w procesie wszczętych na skutek pozwu, w tym podlegających rozpoznaniu w postępowaniu uproszczonym, a także w europejskim postępowaniu w sprawie drobnych roszczeń
- Ns – dla spraw cywilnych podlegających rozpoznaniu w postępowaniu nieprocesowym min. sprawy spadkowe
- Co – dla innych spraw cywilnych, tj. sprawa w przedmiocie odtworzenia akt, wyłączenie sędziego, zwolnienie od kosztów, przyznanie pełnomocnika z urzędu, ale także sprawy egzekucyjne – skarga na czynność komornika, wyjawienie majątku, nadanie klauzuli wykonalności.
W Sądach Okręgowych oprócz repertorium Nc, C, Ns i Co sprawy cywilne podlegają wpisowi w repertorium:
- Ca – dla spraw cywilnych przedstawionych z apelacjami od orzeczeń sądów rejonowych oraz skarg na orzeczenia Krajowej Izby Odwoławczej
- Cz – dla spraw cywilnych przedstawiony z zażaleniami na postanowienia i zarządzenia wydane w postępowaniu przed sądami rejonowymi.
Sygnatura akt w sprawach gospodarczych
W sądach rejonowych wydział gospodarczy prowadzone są repertoria:
- GNc – dla spraw gospodarczych podlegających rozpoznaniu w postępowaniu nakazowym i upominawczym oraz w europejskim postępowaniu nakazowym
- GC – dla pozostałych spraw gospodarczych podlegających rozpoznaniu w procesie wszczętych na skutek pozwu, w tym w postępowaniu uproszczonym oraz w europejskim postępowaniu w sprawie drobnych roszczeń
- GNs – dla spraw gospodarczych podlegających rozpoznaniu w postępowaniu nieprocesowym
- GCo – dla innych spraw gospodarczych, min. w sprawach o odtworzenie akt, wyłączenie sędziego, nadanie klauzuli wykonalności, spraw podlegających rozpoznaniu w postępowaniu zabezpieczającym, wniosków o zatwierdzenie ugody zawartej przed mediatorem w sprawach, w których zawarta została umowa o mediację.
Sygnatura akt w sprawach rodzinnych
W sądach rejonowych wydział rodzinny i opiekuńczy prowadzi się repertoria, rejestry i wykazy:
- Nkd – dla spraw nieletnich, w których zachodzi podejrzenie popełnienia czynu karalnego lub demoralizacji
- Nw – dla spraw nieletnich, wobec których zostały prawomocnie orzeczone środki poprawcze lub wychowawcze, z wyjątkiem tych, które ze swej istoty nie podlegają dalszemu wykonaniu min upomnienie
- Med-n – dla ewidencji spraw przekazanych do mediacji
- Nsch – dla ewidencji nieletnich umieszczonych w schronisku dla nieletnich, pozostających do dyspozycji sądu w sprawach rozpoznawanych przez ten sąd
- Zr – dla ewidencjonowania czynności związanych z nałożeniem przez sąd zobowiązań w stosunku do rodziców lub opiekuna nieletniego
- Nsm – dla spraw dotyczących małoletnich, które podlegają rozpoznaniu przez wydział rodzinny w trybie postępowania nieprocesowego
- Opm – dla spraw małoletnich objętych na podstawie prawomocnego orzeczenia sądu opieką, kuratelą lub nadzorem wynikającym z ograniczenia władzy rodzicielskiej.
Dla spraw z zakresu prawa rodzinnego i opiekuńczego dotyczących osób pełnoletnich oraz dla spraw dotyczących leczenia osób uzależnionych od alkoholu:
- RC – dla wszczętych przed sądem rodzinnym spraw cywilnych rozpoznawanych w trybie postępowania procesowego
- RNs – dla spraw podlegających rozpoznaniu przez sąd rodzinny w postępowaniu nieprocesowym, w tym również dotyczących poddania obowiązkowi leczenia osób uzależnionych od alkoholu
- RCo – dla innych spraw z zakresu prawa rodzinnego i opiekuńczego rozpoznawanych według przepisów o procesie, dla spraw o odtworzenie akt, dla spraw podlegających rozpoznaniu w postępowaniu zabezpieczającym i egzekucyjnym oraz dla rejestracji protokołów i wniosków przeznaczonych dla innych sądów, bądź sądu właściwego, lecz zgłoszonych przed wytoczeniem powództwa,
- Op – dla spraw opiekuńczych osób pełnoletnich poddanych opiece lub kurateli oraz spraw, w których ustanowiono doradcę tymczasowego
- Alk – dla spraw osób uzależnionych od alkoholu i poddanych obowiązkowi leczenia na mocy orzeczenia sądu.
Sygnatura akt w sprawach pracy i ubezpieczeń społecznych
W sądach rejonowych wydział pracy i ubezpieczeń społecznych prowadzi się repertoria:
- Np – dla spraw podlegających rozpoznaniu w postępowaniu nakazowym i upominawczym oraz w europejskim postępowaniu nakazowym
- P – dla spraw z zakresu prawa pracy takich jak o roszczenia pracownika, członków rodzin i spadkobierców wynikające ze stosunku pracy lub z nim związane oraz spraw między innymi podmiotami, do których rozstrzygnięcia z mocy ustaw szczególnych stosuje się przepisy o postępowaniu w sprawach z zakresu prawa pracy, dla spraw podlegających rozpoznaniu na skutek pozwu pracodawcy o odszkodowanie należne od pracownika, w związku ze świadczoną przez niego pracą, w tym sprawy z tytułu odpowiedzialności wspólnej także te podlegające rozpoznaniu w postępowaniu uproszczonym
- U – dla spraw z zakresu ubezpieczeń społecznych określonych w art. 4778 § 2 kodeksu postępowania cywilnego
- Po, Uo i Po-Uo – dla innych spraw z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, (spraw o odtworzenie akt, o wyłączenie sędziego, jeżeli wniosek został przekazany z innego wydziału lub sądu, protokołów i wniosków przeznaczonych dla innych sądów lub sądu właściwego, lecz zgłoszonych przed wytoczeniem powództwa, spraw z zakresu pomocy sądowej, spraw dotyczących odwołań od decyzji odmawiającej rejestracji układu zakładowego przekazanych do rozpatrzenia sądom pracy, spraw podlegających rozpoznaniu w postępowaniu zabezpieczającym i egzekucji świadczeń niepieniężnych).
Sygnatura akt w sprawach karnych
W sądach rejonowych w sprawach karnych, w sprawach o wykroczenia oraz w sprawach o przestępstwa skarbowe prowadzi się repertoria:
- K – dla spraw, w których wniesiono akt oskarżenia lub pismo zastępujące akt oskarżenia
- Ks – dla spraw o przestępstwa skarbowe.
Dodatkowo w sądach okręgowych prowadzi się repertorium:
- Ka – dla spraw, w których wniesiono apelacje oraz w sprawach w których wyrok został uchylony w wyniku nadzwyczajnego środka zaskarżenia i sprawa została przekazana do ponownego rozpoznania sądowi odwoławczemu
- Kz – dla spraw, w których wniesiono zażalenia w sprawach karnych i w sprawach o wykroczenia na postanowienia sądów rejonowych lub na zarządzenia prezesów tych sądów, z wyłączeniem zażaleń na postanowienia sądów wydane w postępowaniu wykonawczym
- Kzw – dla spraw, w których wniesiono zażalenia na postanowienia sądów rejonowych wydane w postępowaniu wykonawczym.
Sygnatura akt prokuratorskich
Na podstawie zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 3 marca 2016 roku w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów oraz innych działów administracji w powszechnych jednostkach organizacyjnych prokuratury prowadzi się rejestr spraw wpływających do Policji i prokuratury.
Sygnatura akt w prokuraturze składa się z:
- symbolu literowego jednostki, który oznaczać może:
PK – Prokuratura Krajowa
RP – Prokuratura Regionalna
PO – Prokuratura Okręgowa
- cyfry rzymskiej, oznaczającej komórkę organizacyjną
- oznaczenia literowego urządzenia ewidencyjnego, do którego została wpisana oddzielonych od siebie spacją
- kolejnego numeru sprawy
- czterech cyfr roku oddzielonych od siebie kropką.
Przykładowa sygnatura akt sprawy prokuratorskiej – PR III Dsn 155.2019
W prokuraturach rejonowych sprawy podlegają rejestracji w repetytorium:
- Ds – dotyczy spraw karnych
- Pa – dotyczy spraw administracyjnych dla inicjonowania postępowań administracyjnych, sądowo-administracyjnych i postępowań przed sądem administracyjnym, udziału w tego rodzaju postępowaniach i zaskarżania zapadłych w nich orzeczeń, a także nadzorowania czynności związanych z tego rodzaju postępowaniami administracyjnymi przez podległe jednostki
- Pc – dotyczy spraw cywilnych dla inicjonowania postępowań cywilnych, ze stosunku pracy i ubezpieczeń społecznych, rodzinnych i opiekuńczych oraz spraw o przyznanie lub zwrot kompensaty pieniężnej, roszczeń regresowych i innych spraw wynikających z podejmowanej działalności pozakarnej, udziału w tego rodzaju postępowaniach i zaskarżania zapadłych w nich orzeczeń, a także nadzorowania czynności związanych z tego rodzaju postępowaniami przez podległe jednostki.
Sygnatura akt policyjnych
Zgodnie z wytycznymi zawartymi w zarządzeniu nr 25 Komendanta Głównego Policji z dnia 23 lipca 2015 roku w sprawie niektórych form organizacji i ewidencji czynności dochodzeniowo-śledczych Policji oraz przechowywania przez Policję dowodów rzeczowych uzyskanych w postępowaniu karnym w jednostkach Policji prowadzi się następujące urządzenia ewidencyjne:
- e-RSD – rejestr śledztw i dochodzeń
- e-RPS – rejestr postępowań sprawdzających
- e-KDRz – księgi dowodów rzeczowych
- e-RW – rejestr wystąpień sądu lub prokuratora
- e-RPB rejestr wydanych postanowień o dopuszczeniu dowodu z opinii biegłego
- eDozory – rejestr podejrzanych, wobec których zastosowano środek zapobiegawczy w postaci dozoru Policji
- e-RCTK- rejestr czynności techniczno-kryminalistycznych
- skorowidz podejrzanych
- skorowidz pokrzywdzonych.
Rejestry prowadzone są dla każdego roku kalendarzowego, z zachowaniem kolejności wpisów postępowań w ciągu roku.
Sygnatura akt komorniczych
Zgodnie z wytycznymi Ministra Sprawiedliwości zawartymi w rozporządzeniu z dnia 18 grudnia 2018 roku w sprawie określenia szczegółowych zasad prowadzenia biurowości, rachunkowości i ewidencji operacji finansowych kancelarii komorniczych sprawy komornicze podlegają wpisom do porzególnych repertium:
- Kmp – do rejestrowania spraw o egzekucję świadczeń powtarzających się lub o wykonanie postanowienia o udzieleniu zabezpieczenia tych świadczeń
- Kms – do rejestrowania spraw o egzekucję należności sądowych
- GKm – do rejestrowania spraw o egzekucję świadczeń dochodzonych na podstawie tytułów wykonawczych pochodzących od sądów gospodarczych lub o wykonanie postanowień o udzieleniu zabezpieczenia tych roszczeń wydanych przez sądy gospodarcze
- Km – do rejestrowania pozostałych spraw egzekucyjnych, pozostałych spraw o wykonanie postanowienia o udzieleniu zabezpieczenia lub spraw prowadzonych na podstawie europejskiego nakazu zabezpieczenia na rachunku bankowym.
Podsumowując
Sygnatura akt, to indywidualne oznaczenie danej sprawy rozpoznawanej przez sąd lub inny organ, zawierające najważniejsze informacje o rodzaju, przedmiocie sprawy oraz trybie jej rozpoznania. Posiłkując się powyższym spisem oznaczeń, jesteś w stanie z dużą dokładnością określić, czego dana sprawa dotyczy.
