Co do zasady, zaliczka jest takim rodzajem przedpłaty, który zawsze podlega zwrotowi stronie, która ją wpłaciła. Bardzo często termin ten mylony jest jednak z zadatkiem, dlatego przed wezwaniem do zwrotu środków należy ustalić, czy taki zwrot w ogóle przysługuje. Jak sporządzić formularz zwrotu zaliczki?
Aby ułatwić Ci odzyskanie zaliczki, przygotowaliśmy naprawdę skuteczne pismo, dzięki któremu znacznie zwiększysz szanse na odzyskanie pieniędzy. Wzór wezwania do zwrotu zaliczki pobierzesz w dalszej części artykułu!
Spis treści:
Zaliczka czy zadatek?
Pieniądze wpłacane drugiej stronie przed wykonaniem umowy mogą zostać określone mianem zaliczki lub zadatku. Należy wiedzieć jednak, że nie są to pojęcia, których można używać zamiennie, chociaż mają wspólny cel – zabezpieczenie wykonania umowy przez obie strony.
Wpłacana zaliczka wlicza się do całkowitej ceny towaru lub usługi w części lub w całości, zaś zadatek nigdy nie może stanowić całości wynagrodzenia sprzedawcy lub usługodawcy. Co więcej, w przypadku niewykonania umowy:
- zaliczka zawsze wraca do strony, która ją wpłaciła, niezależnie od tego, kto jest odpowiedzialny za brak wykonania umowy,
- zadatek zatrzymuje strona otrzymująca, jeśli strona dająca nie wywiąże się z umowy, a w przypadku niewykonania umowy przez stronę otrzymującą, strona dająca ma prawo domagać się zwrotu dwukrotności wpłaconej kwoty.
Wezwanie do zwrotu zaliczki – wzór
Wezwanie do zwrotu zaliczki „bezzwrotnej”
Ustalając, czy wpłacone na poczet usługi lub towaru środki były zaliczką, czy zadatkiem, można spotkać się z terminem tak zwanej bezzwrotnej zaliczki. Taka forma zabezpieczenia wykonania umowy ma naśladować zadatek, jednak zabezpiecza umowę wyłącznie na wypadek odstąpienia ze strony klienta.
Ten, w przypadku niewykonania umowy przez usługodawcę lub sprzedawcę nie może domagać się zwrotu zaliczki – ani jej dwukrotności, ani jednokrotności. Warto wiedzieć, że o ile we współpracy pomiędzy firmami zapis w postaci bezzwrotnej zaliczki jest dopuszczalny, to w relacji firmy z klientem będzie już klauzulą niedozwoloną.
Zaliczka zawsze podlega bowiem zwrotowi i każdy sąd nakaże drugiej stronie umowy wypłacenie takich środków, nawet jeśli za zerwanie umowy odpowiedzialny będzie klient.
Jak wyegzekwować zwrot zaliczki?
Jak odzyskać zaliczkę za niewykonaną usługę? Po ustaleniu, że zwrot zaliczki przysługuje, należy wystosować odpowiednie pismo do strony, która zaliczkę przyjęła. Wezwanie do zwrotu zaliczki można wręczyć osobiście za poświadczeniem odbioru lub wysłać listem poleconym za potwierdzeniem odbioru.
Negowanie obowiązku zwrotu takiej wpłaty z powodu poniesienia kosztów będzie bezzasadne, jednak przed wdaniem się w spór sądowy warto dojść do porozumienia i znaleźć rozwiązanie korzystne dla obu stron.
Jeśli pisemne wezwanie do zwrotu zaliczki nie przyniesie skutku, sprawę można skierować do po sądu – będzie to postępowanie upominawcze lub nakazowe. Sąd rozstrzygnie spór bez udziału stron. Osoba ubiegająca się o zwrot po uprawomocnieniu się nakazu zapłaty otrzyma tytuł wykonawczy, który pozwala na wszczęcie postępowania egzekucyjnego.
Efektem takiego działania będzie przymusowe ściągnięcie należnej zaliczki przez sąd.
Co zawiera wzór wezwanie do zwrotu zaliczki?
Pismo o zwrot zaliczki za niewykonaną usługę lub niewydany towar nie jest dokumentem, którego forma została uregulowana prawnie. Dla swej skuteczności powinno zawierać jednak następujące dane:
- datę i miejsce sporządzenia takiego wezwania,
- dane usługobiorcy/sprzedawcy i wnioskującego o zwrot zaliczki (dłużnika i wierzyciela),
- określenie stosunku prawnego, z którego wynika obowiązek zapłaty, czyli opis sprawy wraz z wyjaśnieniem z jakiego tytułu wpłacono zaliczkę oraz z jakiego powodu nie doszło do wykonania umowy,
- określenie wysokości kwoty podlegającej zwrotowi oraz ewentualnych odsetek za zwłokę,
- określenie terminu, w którym strona powinna dokonać zwrotu – zazwyczaj 7 lub 14 dni od dnia otrzymania wezwania do zapłaty,
- numer rachunku bankowego do przelewu środków,
- podpis wierzyciela (bez konieczności uzyskania podpisu drugiej strony umowy).
Aby uzyskać zwrot zaliczki za niewykonaną usługę lub niewydany towar szybciej, w treści wezwania do zwrotu warto poinformować dłużnika o konsekwencjach braku wpłaty w wyznaczonym terminie, czyli o wystąpieniu na drogę sądową oraz obciążeniu usługodawcy/sprzedawcy dodatkowymi kosztami procesu.
Odstąpienie od umowy i zwrot zaliczki
W przypadku odstąpienia od umowy stosowane są takie same zasady dotyczące zwrotu zaliczki, jak w każdych innych okolicznościach, które skutkują niewykonaniem umowy. Jeśli faktycznie mamy do czynienia z zaliczką, a nie z zadatkiem, to wpłacone na poczet produktu czy usługi środki powinny wrócić do strony, która je wpłaciła.
Zadatek przy odstąpieniu od umowy będzie dawał odmienne skutki, tj. pozostanie przy osobie, która go otrzymała, jeśli za niewykonanie umowy (odstąpienie od niej) odpowiedzialny będzie wpłacający zadatek lub będzie podlegała zwrotowi w kwocie dwukrotnie większej, jeżeli to otrzymujący zadatek odstąpi od umowy.
Warto wiedzieć, że podpisując umowę, strony mogą umówić się na tak zwane odstępne, czyli możliwość odstąpienia od umowy po wpłaceniu określonej kwoty. W takiej sytuacji kwestię zwrotu zadatku wpłacający i otrzymujący mogą rozwiązać między sobą na zasadzie rozliczenia.
Czy warto sporządzać pisemne wezwanie do zwrotu zaliczki?
Pisemne wezwanie do zwrotu zaliczki zawsze powinno poprzedzać złożenie pozwu sądowego. Warto wystosować je po pierwsze dlatego, że w wielu przypadkach wezwanie do zapłaty (które nic nie kosztuje) jest już wystarczającym środkiem skłaniającym dłużnika do zwrotu należności lub przynajmniej podjęcia negocjacji i uregulowania zobowiązań w ratach.
Po drugie, kodeks postępowania cywilnego stanowi, iż obowiązkiem powoda jest podjęcie prób mediacji lub innego pozasądowego sposobu rozwiązania sporu jeszcze przed wniesieniem pozwu. Jeśli wierzyciel nie dokona takiej próby, będzie zmuszony wyjaśnić, dlaczego jej nie podjął.
Poprzez wysłanie dłużnikowi wezwania do zapłaty spełniony zostaje obowiązek podjęcia próby pozasądowego rozwiązania sprawy. Należy zatem zachować dowód przesłania lub wręczenia takiego pisma, gdyż jego okazanie będzie konieczne w przypadku wszczęcia postępowania sądowego.
Na drogę sądową należy więc wstąpić dopiero wtedy, kiedy dłużnik nie zwróci zaliczki w terminie, wyznaczonym w treści wezwania.
Podsumowanie
- Jeśli nie dojdzie do realizacji umowy mamy prawo (np. w przypadku rezygnacji z realizacji) do zwrotu wpłaconej zaliczki. To wynika wprost z art. 494 Kodeksu cywilnego:
§ 1. Strona, która odstępuje od umowy wzajemnej, obowiązana jest zwrócić drugiej stronie wszystko, co otrzymała od niej na mocy umowy, a druga strona obowiązana jest to przyjąć. Strona, która odstępuje od umowy, może żądać nie tylko zwrotu tego, co świadczyła, lecz również na zasadach ogólnych naprawienia szkody wynikłej z niewykonania zobowiązania.
§ 2. Zwrot świadczenia na rzecz konsumenta powinien nastąpić niezwłocznie.
- Jeśli wzór pisma o zwrot wpłaconej zaliczki nie da żadnych rezultatów, należy przesłać dłużnikowi ostateczne przedsądowe wezwanie do zapłaty. Wezwanie takie jest zapowiedzią wniesienia sprawy do sądu, by odzyskać wpłaconą zaliczkę.
- Podczas wysyłania pisma o zwrot zaliczki, koniecznie należy zdecydować się na list polecony za potwierdzeniem odbioru, aby w razie ewentualnego sporu móc udowodnić samodzielne starania o odzyskanie zaliczki.
- Wzór wezwania do zwrotu zaliczki przyda się także w momencie gdy będziemy chcieli zrezygnować z realizacji umowy np. zleconej usługi, w takim scenariuszu także mamy prawo do zwrotu zaliczki, mimo że nie dojdzie do realizacji zlecenia z naszej winy.
