Zgodnie z przepisami kodeksu postępowania cywilnego strony postępowania – powód, pozwany, a także uczestnicy, mogą powoływać jak dowód prywatne dokumenty, m.in. pisemne oświadczenie świadka. Niemniej jednak należy pamiętać o skuteczności takiego dokumentu – nie może on stanowić samodzielnego dowodu w sprawie cywilnej. Z uwagi na tę okoliczność, warto zadbać, by pisemne oświadczenie świadka zawierało wszelkie niezbędne dane i informacje dotyczące zarówno samego świadka, jak i okoliczności zdarzenia, którego dotyczy.

W treści oświadczenia zawrzeć należy informacje umożliwiające dotarcie do składające oświadczenia – imię, nazwisko, adres, numer PESEL, ewentualnie również numer telefonu oraz zwięzły, jednak rzeczowy opis sytuacji np. zdarzenia drogowego. Oświadczenie musi zawierać również datę sporządzenia i podpis świadka.

Jeśli oświadczenie świadka zostanie fachowo przygotowane, sąd uznając je za wiarygodne oraz korelujące z pozostałym materiałem dowodowym może orzec na korzyść strony, która je powołała. W takiej sytuacji pomocnym może okazać się wzór pisemnego oświadczenia świadka.