Przepisem art. 111 ustawy z dnia 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych wprowadzono regulacje dotyczące monitoringu wizyjnego pracowników. Przedmiotowa ustawa dopuściła również możliwość korzystania przez pracodawców z monitoringu poczty elektronicznej oraz innych form monitoringu.
Pracodawca nie może jednak działać dowolnie. Jego obowiązkiem jest m.in. poinformowanie pracownika, że w miejscu pracy stosowany jest monitoring oraz uzyskanie zgody pracownika na monitoring.
Pracodawca zobowiązany jest więc przestrzegać nie tylko zasad przewidzianych w ustawie o ochronie danych osobowych, ale także przepisów kodeksu pracy. Aby ułatwić Ci uzyskanie zgody pracownika na monitoring, przygotowaliśmy gotowy wzór pisma, który pobierzesz poniżej.
Spis treści:
Monitoring w miejscu pracy – ogólne zasady
Jak wskazuje art. 22 (2) ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku kodeks pracy, pracodawca może wprowadzić szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu jedynie w sytuacji, gdy przemawia za tym potrzeba:
- zapewnienia bezpieczeństwa pracowników
- ochrony mienia
- kontroli produkcji
- zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.
Przy czym pracodawca zobowiązany jest przestrzegać zasad, zgodnie z którymi monitoring w miejscu pracy:
- nie obejmuje pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej
- nie obejmuje pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni – chyba że przemawia za tym interes prowadzonego przedsiębiorstwa.
Dodać warto, że nagrywanie obrazu w pomieszczeniach sanitarnych, w szatni, na stołówce oraz w palarni musi odbywać się z poszanowaniem godności, oraz innych dóbr osobistych pracowników. Natomiast wykorzystywane do monitoringu systemy muszą umożliwić rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób.
Nagrania z kamer mogą być wykorzystywane przez pracodawcę jedynie do wcześniej ustalonych celów. Po trzech miesiącach każde nagranie powinno zostać usunięte (zniszczone), chyba że ma posłużyć jako dowód w sprawie. Jeśli doszło do podejrzenia popełnienia przestępstwa, monitoring może być przechowywany przez wiele lat. Okres przechowywania może być uzależniony od przedawnienia karalności danego przestępstwa.
W tym przypadku nie jest wymagana indywidualna zgoda pracownika na monitoring, jednak pracodawca uzyskać musi aprobatę zakładowej organizacji związkowej, a kiedy w danym zakładzie pracy nie działa żadna organizacja związkowa, zgodę przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy.
Zgoda pracownika na monitoring wzór
Teren zakładu, na którym stosowany jest monitoring, powinien być odpowiednio oznaczony. Obowiązkiem pracodawcy jest więc oznaczenie pomieszczeń i monitorowanego terenu, tak by informacje te były widoczne i czytelne.
W tym celu należy korzystać z odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych. Najczęściej stosowaną praktyką jest umieszczanie piktogramów na budynkach zakładu pracy. Informacja o monitoringu musi zostać upubliczniona nie później, niż jeden dzień przed uruchomieniem urządzeń rejestrujących obraz.
W tym miejscu należy zaznaczyć, że monitoring to środek techniczny umożliwiający rejestrację obrazu. Zatem monitoring wizyjny stosowany przez pracodawców może nagrywać dźwięku.
Informacja dla pracowników o monitoringu
Zgodnie z narzuconymi w kodeksie pracy normami, pracodawca informuje pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż dwa tygodnie przed jego uruchomieniem.
Informacja o monitoringu może trafić do pracownika w formie:
- ustnej
- wiadomości e-mailowej
- obwieszczenia w internecie
- obwieszczenia na tablicy informacyjnej.
Informacja dla pracowników o monitoringu powinna zawierać cel prowadzenia monitoringu, zakres monitoringu oraz sposób zastosowania. Kwestie te powinny zostać wcześniej uregulowane w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy. Natomiast w sytuacji, kiedy pracodawca ze względu na liczbę pracowników nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu, kwestie monitoringu powinny zostać uregulowane w obwieszczeniu.
Zgoda pracownika na monitoring poczty elektronicznej
Monitoring w miejscu pracy może obejmować również kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika – tak art. 22 (3) kodeksu pracy.
Przy czym należy zaznaczyć, że monitoring poczty elektronicznej może być wykorzystywany jedynie wówczas, gdy jest to niezbędne do:
- zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy
- właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy.
Bez względu na powyższe, monitoring poczty elektronicznej nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika. Jeśli więc „przeglądając” korespondencję pracownika, pracodawca natrafi na wiadomości prywatne, nie będzie miał prawa ich odczytać. Dodatkowo przed wprowadzeniem monitoringu do pracownika musi dotrzeć informacja o monitoringu.
Oświadczenie pracownika o zgodzie na monitoring
Jak już zostało ustalone, zgodnie z przepisami kodeksu pracy, pracodawca nie może dowolnie stosować monitoringu na terenie zakładu pracy. Oprócz poinformowaniu pracowników o monitoringu zobowiązany jest on uzyskać oświadczenie pracownika, że został poinformowany o wprowadzeniu monitoringu.
Na koniec warto dodać, że na chwilę obecną pracodawcy nie mogą stosować monitoringu do innych celów niż wyżej wymienione. Dlatego monitoring nie może służyć pracodawcy do kontroli zachowań pracowników w miejscu pracy, weryfikacji ich efektywności, czy tworzenia ewidencji czasu pracy.
Podobne wyszukania:
- monitoring w miejscu pracy rodo wzór
- informacja o monitoringu rodo wzór
- informacja dla pracowników o monitoringu wzór
- zgoda pracownika na monitoring wzór
- monitoring w pracy oświadczenie wzór
