Kontrola działalności gospodarczej – zakres i czas trwania ?!

Kontrola działalności gospodarczej jest zawsze czynnością stresującą dla kontrolowanego zwłaszcza w połączeniu ze skrajnym formalizmem ze strony organu, który przeciętny człowiek nazwałby bezdusznością. Zwykle jest ona odbierana wrogo, a nawet represyjnie – któż lubi być sprawdzany, kontrolowany. Jednocześnie często towarzyszy przedsiębiorcom uczucie bycia traktowanym z góry jako podmiot łamiący prawo mimo braku uzasadniających to przesłanek.

Wychodząc naprzeciw potrzebom przedsiębiorców, mając świadomość wymienionych problemów, pragniemy poniżej w punktach wskazać podstawowe 9 punktów, które zobrazują prawa i obowiązki, wypływające z ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, kształtujące pozycję kontrolowanego przedsiębiorcy.

Kontroli dokonuje się nie wcześniej niż 7 dnia od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia tego zawiadomienia.

Po upływie 30 dnia, organ powinien ponownie zawiadomić kontrolowanego. Podkreślić już na wstępie należy, iż przy dokonywaniu czynności kontrolnych naczelną zasadą jest uwzględnienie interesów przedsiębiorcy. Zawsze osoba kontrolująca rozpoczynając kontrolę, musi okazać legitymację służbową oraz upoważnienie do przeprowadzenia kontroli (chyba że przepis szczególny wyłącza ten obowiązek) przedsiębiorcy bądź osobie przez niego upoważnionej.

Zakres kontroli działalności gospodarczej

Zakres kontroli powinien zostać zawarty w omawianym powyżej upoważnieniu – aby dany dokument stanowił upoważnienie, musi zawierać co najmniej: wskazanie podstawy prawnej, oznaczenie organu, datę i miejsce wystawienia, imię i nazwisko pracownika organu kontroli uprawnionego do wykonania kontroli oraz numer legitymacji służbowej, wskazanie przedsiębiorcy objętego kontrolą, zakres przedmiotowy kontroli, datę rozpoczęcia oraz przewidywanego końca kontroli, podpis osoby upoważniającej, pouczenie o prawach i obowiązkach kontrolowanego.

Jeżeli przedsiębiorca lub osoba upoważniona przez niego są nieobecni, pracownik organu może wszcząć kontrolę po okazaniu legitymacji służbowej: pracownikowi kontrolowanego lub świadkowi, którym powinien być funkcjonariusz publiczny. Zawsze kontrolujący musi przedstawić kontrolowanemu jego prawa i obowiązki.

Kontrolę przeprowadza się w:  siedzibie przedsiębiorstwa, miejscu prowadzenia działalności gospodarczej przez kontrolowanego albo  kontrola lub poszczególne jej czynności mogą być dokonywane w siedzibie organu kontrolującego, jeżeli zgodzi się na to kontrolowany.  Kontrola przeprowadzana w godzinach pracy lub w godzinach faktycznego wykonywania działalności gospodarczej przez kontrolowanego.

Należy pamiętać, że czynności kontrolne nie powinny przeszkadzać w prawidłowym prowadzeniu przedsiębiorstwa. Natomiast jeżeli zaistnieje potrzeba dokonania czynności, mogących zakłócić prawidłowe prowadzenie działalności gospodarczej, kontrolujący jest zobowiązany zawrzeć w protokole uzasadnienie przeprowadzenia tych czynności.

Obowiązki przedsiębiorcy podczas kontroli

Istotnym obowiązkiem kontrolowanego jest prowadzenie książki kontroli wraz z upoważnieniami i protokołami, która może być prowadzona również w formie elektronicznej. Powyższa dokumentacja zawsze powinna być niezwłocznie udostępniona kontrolującemu, chyba że jest w posiadaniu innego organu- wtedy przedsiębiorca musi ją przekazać kontrolującemu w przeciągu 3 dni roboczych od dnia jej zwrotu.

Czas trwania kontroli przedsiębiorcy

Zasadą jest, że nie można prowadzić więcej niż jednej kontroli równocześnie u kontrolowanego. Równocześnie można prowadzić czynności kontrolne niezbędne do zakończenia innej kontroli u danego przedsiębiorcy.

Jeżeli działalność gospodarcza jest prowadzona w więcej niż w jednym zakładzie lub w innej wyodrębnionej części przedsiębiorstwa to nie można równocześnie prowadzić kontroli w konkretnym danym zakładzie, lub w konkretnej części przedsiębiorstwa. Maksymalny roczny czas trwania kontroli zależy od kategorii kontrolowanego przedsiębiorcy i co do zasady przedstawia się następująco:

  • w odniesieniu do mikroprzedsiębiorców – 12 dni roboczych;
  • w odniesieniu do małych przedsiębiorców – 18 dni roboczych;
  • w odniesieniu do średnich przedsiębiorców – 24 dni roboczych;
  • w odniesieniu do pozostałych przedsiębiorców – 48 dni roboczych.

Powyższe ograniczenia czasu kontroli nie mają zastosowania w przypadkach, które wymienia art. 83 ust. 2 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, a należą do nich min. sytuacja, gdy kontrola jest niezbędna dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia,; istnieje bezpośrednie zagrożenie życia i zdrowia; kontrola ma dotyczyć zasadności zwrotu podatku od towarów i usług przed  dokonaniem tego zwrotu.

Kontrola może być przedłużana jedynie z przyczyn niezależnych od organu kontroli i musi być uzasadniona na piśmie, przy czym sporządzone uzasadnienie musi być doręczone kontrolowanemu i wpisane do książki kontroli. Przedłużona kontrola nie może naruszać terminów wskazanych powyżej- chyba że dotyczy sytuacji wymienionych w art. 83 ust.2 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej.

Ponadto ustawa umożliwia przedłużenie kontroli, w przypadku, gdy ujawnione zostanie zaniżenie zobowiązania podatkowego bądź zawyżenie straty w wysokości przekraczającej równowartość 10% kwoty zadeklarowanego zobowiązania podatkowego lub straty, albo również w przypadku gdy zostanie ujawniony fakt niezłożenia deklaracji wbrew istniejącemu obowiązkowi.

Oprócz tego należy wspomnieć, że jeżeli wyniki kontroli wykazały rażące naruszenie przepisów prawa przez przedsiębiorcę, można przeprowadzić powtórną kontrolę w tym samym zakresie przedmiotowym w danym roku kalendarzowym, a czas jej trwania nie może przekraczać 7 dni. Czasu trwania powtórnej kontroli nie wlicza się do czasu, wyżej wymienionego.

Istnieje również możliwość przerwania kontroli przez organ na czas przeprowadzenia badań próbek, może to nastąpić po pisemnym zawiadomieniu przedsiębiorcy, jeżeli po otrzymaniu wyników badań jedyną czynnością kontrolną będzie sporządzenie protokołu z przeprowadzonej kontroli- przerwy nie wlicza się do czasu trwania kontroli, jeżeli przedsiębiorca mógł prowadzić działalność gospodarczą i miał nieograniczony dostęp do własnej dokumentacji i posiadanych rzeczy. Uzasadnienie czasu trwania przerwy organ kontroli obowiązany jest wpisać do książki kontroli przedsiębiorcy.

Uprawnienia przedsiębiorcy

Kontrolowany może wnieść sprzeciw wobec podjęcia i wykonywania przez organy kontroli czynności z naruszeniem przepisów o:

  • wszczęciu kontroli i jej prowadzeniu,
  • wykonywanej kontroli podczas nieobecności kontrolowanego lub osoby przez niego upoważnionej,
  • naruszenia zakazu podejmowania więcej niż jednej kontroli równocześnie,
  • czasu trwania kontroli.

Sprzeciw wnosi się na piśmie do organu podejmującego i wykonującego kontrolę oraz zawiadamia na piśmie kontrolującego. Uzasadniony pisemnie przez przedsiębiorcę sprzeciw wnosi się w terminie 3 dni roboczych od dnia wszczęcia kontroli przez organ kontroli i powinien być rozpatrzony przez ten organ w terminie 3 dni.

Sprzeciw wstrzymuje czynności kontrolne organu od dnia doręczenia sprzeciwu kontrolującemu do dnia doręczenia postanowienia o odstąpieniu lub kontynuowaniu czynności kontrolnych albo do dnia wydania postanowienia o odstąpieniu od czynności kontrolnych. W ciągu 3 dni po otrzymaniu postanowienia, przedsiębiorca może wnieść zażalenie. Rozstrzygnięcie zażalenia na postanowienie następuje w terminie 7 dni od jego wniesienia.

Nierozpatrzenie sprzeciwu lub zażalenia w terminie jest równoznaczne z wydaniem postanowienia o odstąpieniu od czynności kontrolnych.